Fiche métier Responsable paie
Au cœur du domaine des ressources humaines, le responsable paie occupe un poste clé au sein d’une entreprise. C’est un professionnel précis qui bénéficie de plusieurs années d’expérience. En effet, ses délicates missions au service de la société et des salariés requièrent des compétences techniques et une rigueur sans faille, à découvrir dans cet article.Description du métier
Le responsable paie ou RP est un professionnel chargé de superviser les gestions de paie dans une entreprise. Il veille au bon déroulement des diverses procédures de paiement. Le service occupé par le responsable paie se concentre sur deux principaux éléments :• la rémunération des salariés
• les charges sociales composées par les déclarations diverses, les versements, etc.
Le RP dirige une équipe formée par des techniciens ou des gestionnaires de paie. Ces derniers sont chargés de retenir les informations concernant les éléments fixes et variables comme les salaires, les absences, les congés payés, etc. Ils enregistrent ces données dans un logiciel dédié au service des ressources humaines. Le responsable paie supervise l’ensemble de ces opérations.
Ce professionnel est aussi connu par d’autres appellations comme payroll manager, chargé de paie, responsable service de paie, etc.
Les principaux employeurs du responsable paie
En principe, toutes les entités ayant un service ressources humaines emploie un responsable paie. Il est donc présent au sein des TPE, des PME, des grandes et très grandes entreprises, des associations et organisations à but non lucratif, etc.Il existe également des cabinets spécialisés dans l’externalisation des services RH, au sein desquels le responsable de paie travaille. Il peut aussi exercer dans les fonctions publiques.
Les missions du responsable paie
Les tâches attribuées au responsable de paie varient en fonction de l’entité. Dans les petites structures, il s’occupe des missions relatives à la gestion et à l’administration des RH. Ses fonctions sont plus élargies dans ces types d’entreprises.Gérer les paies et les charges sociales
Ceci fait partie des fonctions principales du responsable de paie. Il s’occupe de la préparation des charges fixes et variables de l’entreprise. Son équipe lui fournit toutes les informations telles que les salaires, les congés maladie, les heures supplémentaires, etc.Il élabore régulièrement les déclarations fiscales et veille à ce que les charges sociales soient payées dans les délais. Il établit aussi des contacts avec les organismes sociaux.
Fournir des conseils
En tant que professionnel des ressources humaines, le responsable paie est un des interlocuteurs privilégiés des employés. Ces derniers lui exposent leurs soucis relatifs à la paie. Le payroll manager a donc pour mission de résoudre leurs problèmes ou de répondre à leurs éventuelles questions.En plus des salariés, le responsable de paie adresse également ses conseils aux managers de l’entreprise et à la direction. Il leur communique des éléments relatifs :
• aux procédures disciplinaires
• aux heures supplémentaires
• aux contraintes légales
• à la gestion des représentants du personnel.
À cette liste peuvent s’ajouter des conseils concernant l’adaptation aux nouvelles réglementations.
Veiller sur l’actualité sociale
La gestion administrative du personnel et de la paie est régie par des obligations légales. Le responsable paie doit les connaître et toujours garder à jour ses connaissances. Il est tenu de se mettre au courant des changements susceptibles d’affecter l’entreprise et son environnement.La mise en application des nouvelles réglementations et des nouvelles normes fait partie des rôles du responsable paie. Il met en place les procédures internes adaptées à cela.
Gérer l’administration des ressources humaines
Certaines entreprises attribuent des tâches plus administratives au responsable paie. Il est, dans ce cas, chargé de superviser les suivis du respect des règlements internes et du code de travail. Il assure également la gestion des mesures disciplinaires. Le payroll manager est aidé par son équipe dans la réalisation de ces missions.Il peut lui appartenir d’assurer l’élaboration des contrats de travail et la mise à jour des dossiers administratifs.
Effectuer le reporting RH
Le responsable paie établit le bilan social de l’entreprise au moyen des tableaux de bord. Ces outils permettent de déterminer la performance du service et de repérer les éventuelles erreurs. Le reporting RH est un moyen d’anticiper les risques et de découvrir de nouvelles opportunités d’amélioration.Assurée par le payroll manager, cette tâche favorise également les prises de décision et permet d’évaluer l’efficacité des actions correctives mises en place.
Le salaire du responsable paie
Un responsable paie gagne un salaire moyen de 3 500 € brut par mois, soit 42 000 € par an lorsqu’il débute. Un professionnel confirmé touche, quant à lui, jusqu’à 70 000 € brut par an. Ces sommes restent toutefois variables en fonction de différents facteurs.Les responsables paie travaillant dans les grandes entreprises sont, par exemple, mieux rémunérés que ceux dans les TPE. À part la taille de la structure et les années d’expérience, la rémunération peut aussi dépendre de la région d’exercice.
Certaines entités fixent les salaires suivant le niveau de diplôme, les modalités de contrat, le nombre d’heures travaillées et bien d’autres paramètres.
Les perspectives d’évolution du métier de responsable paie
Le poste de responsable paie est accessible après quelques années d’expérience dans la gestion de paie. Cet emploi fait donc partie de l’évolution de carrière d’un gestionnaire de paie.Le payroll manager est généralement promu à un poste plus important dans le service RH, notamment à celui du responsable RH. En exerçant ce métier, le professionnel sera tenu de superviser l’ensemble de toutes les activités relatives au projet du département.
En fin de carrière, il peut devenir DRH, un professionnel, dont le rôle consiste principalement en la définition de la stratégie des ressources humaines.
Quelle formation suivre pour devenir responsable paie ?
Les responsables paie sont des titulaires d’un bac + 3 ou d’un bac + 5. Cependant, à l’issue de leur cursus, ils doivent d’abord exercer le métier de gestionnaire de paie ou tout autre emploi relatif à la gestion de la paie. Le professionnel postule pour le poste de payroll manager à 5 à 10 ans d’expérience.Niveau bac + 3
Il existe de nombreuses filières qui mènent au métier de gestionnaire de paie, puis à celui de responsable paie. Les candidats de niveau bac + 3 ont généralement suivi un cursus en rapport avec les ressources humaines. Le diplôme requis peut être une licence professionnelle métiers de la GRH, ou une licence RH.Il est également possible d’accéder au poste avec une licence professionnelle métiers de la gestion et de la comptabilité, une licence en gestion ou une licence AES. D’autres diplômes couramment demandés dans les offres d’emploi sont le BUT GEA (Bachelor—gestion des entreprises et des administrations) ou le BUT GACO (Bachelor - gestion administrative et commerciale des organisations).
Niveau bac + 5
Pour devenir responsable paie au sein d’une entreprise, un candidat de niveau bac + 5 doit avoir suivi un cursus lié aux ressources humaines. En voici quelques exemples :• Gestion des ressources humaines
• Management des ressources humaines
• Conseil est analyse des systèmes en ressources humaines.
D’autres parcours tels que le droit social ou l’administration du personnel mènent aussi à ce poste après avoir exercé en tant que gestionnaire de paie.
Les formations qualifiantes
Il existe des formations destinées aux professionnels, notamment aux gestionnaires de paie qui souhaitent devenir responsable paie. Celles-ci durent quelques jours ou quelques semaines, en fonction de l’organisme.Les cours donnés sont souvent basés dans la maîtrise de divers modes de calculs impliqués dans le métier du RP (cotisations sociales, charges sociales patronales et salariales, etc.). Ce type de formation apprend également à fiabiliser la paie et à gérer les absences et les contrats.
À l’avantage des participants, ces séances sont souvent organisées de manière à être compatibles avec les activités professionnelles.
Les compétences d’un responsable paie
Si le responsable paie parvient à accomplir ses missions, c’est grâce à ses savoir-faire et son savoir-être. Son professionnalisme est le résultat de nombreuses qualités techniques et personnelles acquises le long de ses études et de ses années d’expérience.Ses compétences techniques
Le responsable paie maîtrise du bout de ses doigts l’ensemble des outils informatiques utilisés quotidiennement par son équipe. Ces équipements comprennent des logiciels bureautiques, des logiciels de paie, etc.Afin de mener à bien les opérations liées à la gestion du personnel, il déploie ses compétences juridiques. Le responsable paie est donc tenu de connaître parfaitement les obligations légales relatives à cela.
En plus de son aisance dans la manipulation ou l’analyse de certaines données chiffrées, il doit disposer d’une notion en organisation et en culture de l’entreprise.
Qualités personnelles
Le responsable paie est une personne de confiance. En effet, ses tâches impliquent quotidiennement des relations cordiales avec les autres salariés. Il fait preuve de confidentialité et de discrétion sans faille.Une de ses qualités élémentaires est l’impartialité, lui permettant d’éloigner toute tentation de favoritisme envers les employés.
L’aisance relationnelle est également exigée dans ce métier afin de faciliter les communications avec les salariés et avec toute l’entreprise. De plus, il doit se montrer disponible et avoir le sens du service pour répondre aux questions qui lui seront posées.
Cet emploi requiert aussi de la concentration et un bon sens de l’analyse. Ces qualités sont fortement mises à l’épreuve lorsque le responsable paie effectue des recherches liées aux réclamations des salariés.