Fiche métier Gestionnaire Paie
Être gestionnaire de paie fait partie des métiers indispensables dans une entreprise. Sa principale mission consiste à établir la fiche de paie de tous les salariés. Le gestionnaire de paie s’occupe également des tâches administratives, notamment les déclarations fiscales et sociales. Il se charge aussi des procédures d’embauche et de débauche des employés. En acquérant de l’expérience dans un cabinet d’expertise comptable, les jeunes diplômés peuvent répondre aux offres de gestionnaire de paie dans une grande entreprise. Il lui est possible d’accéder à des postes à haute responsabilité, en l’occurrence celui de responsable de paie ou de directeur des ressources humaines.Qu’est-ce qu’un gestionnaire de paie ?
Le gestionnaire de paie se charge principalement de la saisie des données sur ordinateur. Cependant, il se voit aussi confier de nombreuses autres missions. De ce fait, ce métier est loin d’être monotone contrairement aux idées reçues.Les principales missions du gestionnaire de paie
Le gestionnaire de paie élabore les bulletins de salaires des employés. Il s’occupe de la collecte des informations relatives à tous les employés d’une société :• temps de travail
• absences
• heures supplémentaires
• primes
• bonus
• congés.
Il lui incombe de traiter et d’analyser les données afin de calculer la rémunération d’un employé. Tous les éléments exigés par la loi doivent d’ailleurs figurer sur les bulletins de salaire. Chaque salarié doit être en mesure de comprendre le mode de calcul utilisé. Il peut alors faire des réclamations le cas échéant.
Le gestionnaire de paie effectue la saisie de toutes les informations collectées dans le logiciel de paie. Les paramétrages de ce programme informatique simplifient les calculs complexes de la rémunération des salariés. Cet outil s’avère indispensable pour optimiser et accélérer l’établissement des fiches de paie. Ce logiciel permet d’éviter les erreurs de calcul. Il garantit, entre autres, le respect de la politique RH de la société, de la législation et de la réglementation du travail. Le logiciel de paie facilite aussi la gestion des déclarations sociales et fiscales :
• complément de retraite
• URSSAF
• cotisations salariales et patronales
• mutuelle.
Le programme informatique contribue à la vérification rapide de la situation des employés, notamment dans le cadre d’un audit. Il est ainsi plus facile de démonter le bon fonctionnement des procédures comptables et de la mise à jour régulière des données. Il doit d’ailleurs rendre compte à son supérieur hiérarchique, en l’occurrence le directeur comptable ou le directeur des ressources humaines. Ces données sont essentielles pour mettre au point les stratégies de développement de l’entreprise.
Les tâches ponctuelles du gestionnaire de paie
La gestion administrative du personnel est une autre mission qui incombe au gestionnaire de paie. Il s’occupe, notamment, des formalités relatives à l’embauche d’une nouvelle recrue. Dans ce cas, il élabore les fiches de poste qui détaillent les tâches attribuées à la personne. Elles comprennent les tâches permanentes et ponctuelles. Le gestionnaire de paie est également en mesure de rédiger les contrats de travail. Il se base sur le règlement intérieur de l’entreprise et des articles du Code du travail. Les contrats de travail mentionnent tous les éléments utiles et indispensables destinés à réellement informer la personne.Le gestionnaire de paie est également capable de procéder aux formalités administratives relatives au départ d’un salarié. Grâce au logiciel de paie, il a une vue d’ensemble sur la situation de chaque employé à l’instant T. Il lui est donc facile de calculer toutes les indemnités et le solde de tout compte de la personne qui quitte l’entreprise.
Des missions en ressources humaines sont également attribuées au gestionnaire de paie. Il doit élaborer des documents de synthèse qu’il envoie à la direction. La masse salariale, les tableaux de bord ou encore les entrées et les sorties constituent des informations capitales. Les gérants et les dirigeants de l’entreprise en tiennent compte dans le cadre d’une amélioration au niveau de la gestion de l’entreprise. Le but est d’amorcer le développement des activités et de la productivité.
Si l’entreprise compte plus de 300 salariés, le gestionnaire de paie serait en mesure d’établir un bilan sur la santé sociale de l’entreprise. Ce document permet d’avoir une vision globale sur une période de trois ans.
Salaire et évolution de carrière
Les débutants trouveront plus facilement un emploi de gestionnaire de paie dans une société d’externalisation ou un cabinet d’expertise comptable à Paris. Ils peuvent également répondre aux offres proposant un poste d’assistant. Ils toucheront un salaire brut de 2 000 € au minimum. Cette option permet alors d’acquérir une première expérience concluante. Le recrutement d’un gestionnaire de paie qualifié est indispensable pour les sociétés. Les entreprises recherchent principalement des personnes qui soient immédiatement opérationnelles. Ils peuvent ainsi intégrer le service des ressources humaines sans tarder. Il leur suffit d’une ou deux semaines de formations pour s’adapter au rythme et aux méthodes de travail de la société en fonction de son secteur d’activité.Après au moins cinq ans d’expérience, le gestionnaire de paie peut exercer les métiers de responsable de paie ou responsable des ressources humaines. Sa connaissance de l’entreprise constitue un argument de taille à sa candidature. Le gestionnaire doit ainsi démontrer qu’il maîtrise les politiques sociales et les procédures comptables de l’entreprise.
Les compétences requises pour devenir gestionnaire de paie
De nombreuses compétences sont requises pour exercer le métier de gestionnaire de paie. Il doit avoir une bonne connaissance de la législation sur le travail, de la gestion et de la comptabilité.Rigoureux et méthodique
Un bon gestionnaire de paie se doit d’être rigoureux et consciencieux. Son travail inclut une mise à jour régulière des bases de données sur les salariés. Leur traitement doit se faire au jour le jour afin d’éviter l’accumulation des tâches. Au bout de quelques jours ou de quelques semaines, il devient effectivement difficile de rattraper les retards. Il lui faut également être méthodique dans l’exécution de ses tâches. Il doit pouvoir travailler de façon autonome afin que son supérieur hiérarchique puisse compter sur lui.Esprit logique
En plus de l’expertise, l’esprit logique permet au gestionnaire de paie de comprendre et d’analyser les données traitées. Il doit avoir la capacité d’interpréter les chiffres et d’établir une synthèse des informations en sa possession. Son expertise lui permet aussi de détecter à temps la moindre anomalie ou toute éventuelle faute de frappe. Grâce à cette aptitude, le gestionnaire de paie corrige immédiatement les erreurs.Organisé
Une bonne organisation permet de faire face à une importante charge de travail. Certes les missions confiées sont relativement simples, mais elles sont nombreuses et chronophages. Il est donc indispensable de mettre en place un ordre de priorité avec des délais d’exécution réalistes. Un tableau de suivi des actions à entreprendre et un mémo constituent des outils incontournables. Le gestionnaire de paie dispose de toutes les informations nécessaires pour gérer son emploi du temps.En fin du mois, ce métier connaît un pic d’activité. Le gestionnaire de paie doit s’assurer de l’élaboration des feuilles de paie à temps. Avant cela, il communique les données sur chaque salarié au service comptable. Ces informations sont indispensables pour l’établissement des ordres de virement. Si certains salariés demandent un paiement par espèce, il serait préférable de disposer de la liquidité nécessaire.
Calme et concentré
La résistance au stress est une qualité inhérente à ce poste. Il faut toujours rester vigilant pour éviter de commettre une erreur. Il est important de respecter les délais d’exécution imposés par les supérieurs hiérarchiques. Cela concerne les rapports de synthèse ou encore les documents indispensables au dépôt de bilan.Discret
La discrétion est de mise pour pouvoir exercer ce métier. Le gestionnaire de paie connaît effectivement les salaires des employés. Il est également au courant de renseignements sensibles en raison de tous les documents qu’il traite. De ce fait, il est important que ces données restent confidentielles. Il ne doit pas les communiquer aux tierces personnes, même aux autres salariés de l’entreprise. Cela pourrait créer des tensions si un employé venait à apprendre qu’une personne ayant le même poste touche une rémunération plus élevée. Le gestionnaire de paie doit donc avoir une bonne aisance relationnelle.Au fil des années, le gestionnaire de paie acquiert aussi des connaissances en droit social. Il maîtrise également les procédures comptables ainsi que les normes locales et internationales. Ces compétences lui permettront de viser un poste à haute responsabilité.
La formation pour devenir gestionnaire de paie
Pour devenir gestionnaire de paie, il est important de se former en comptabilité et en gestion. Ces formations devront aboutir à l’obtention :• Un BTS Comptabilité et Gestion justifie l’acquisition des connaissances de base.
• Un DUT Gestion des Entreprises et Administration indique la maîtrise des procédures comptables et financières ainsi que les méthodes et techniques relatives.
• Une licence professionnelle en gestion de la paie combinée avec l’administration du personnel démontre les capacités du gestionnaire de paie à réaliser les opérations relatives à ce poste. Cela concerne également l’utilisation des logiciels de paie. Le gestionnaire de paie doit d’ailleurs rester informé des dernières nouveautés en matière de programme informatique.
Les études suivies permettent aussi d’obtenir un master ou un bac + 5 en gestion et en comptabilité. Ce diplôme est généralement délivré par les universités et les grandes écoles.