La fraude à la facture fournisseur
Une entreprise a acheté des ordinateurs à un fournisseur. Elle a reçu la facture correspondante à cette commande et a viré la somme due au numéro de compte indiqué sur cette facture. Un mois après, le fournisseur lui a cependant envoyé un avertissement pour un retard de paiement. Tel est l’un des scénarios typique d’une fraude à la facture. La falsification des factures inquiète aujourd’hui de nombreuses entreprises.Comment se manifeste la fraude à la facture fournisseur ?
Des personnes malhonnête peuvent voler des factures fournisseurs en utilisant l’une des manières suivantes :
-soit les factures sont interceptées directement dans les boites aux lettres
-soit ils les enlèvent auprès des services de tri d’entreprise
-soit ils les prennent chez les particuliers en fouillant dans leurs boîtes aux lettres par exemple. Lorsque ces derniers détiennent entre leurs mains une facture fournisseur, ils sont capables de la falsifier en modifiant les coordonnées bancaires. Si la facture originale est digitalisée, ces faux fournisseurs changent les données du fournisseur en employant tout simplement un logiciel spécifique. Si ce n’est pas le cas, ils envoient avec la facture falsifiée une lettre précisant le changement de numéro de compte du fournisseur. Ils peuvent aussi coller, sur l’enveloppe ou sur la facture, une étiquette annonçant un nouveau numéro de compte. Les faux fournisseurs interceptent surtout des factures dont la somme à payer est importante (de 1 600 euros jusqu’à plus de 55 000 euros). Aujourd’hui, les factures digitales sont les plus exposées aux tentatives de fraude. Les escrocs parviennent à s’infiltrer à distance dans le système informatique des fournisseurs. Ils volent des emails de factures et changent le numéro de compte où devrait être versé le montant à payer par le client. Toutes entreprises doivent rester toujours prudentes, lorsqu’elles reçoivent des factures par email.
Comment éviter les factures falsifiées ?
Les entreprises peuvent prendre différentes précautions pour se prémunir de la fraude à la facture fournisseur. Avant de passer aux paiements, elles doivent vérifier le numéro de compte indiqué sur la facture. Ce numéro de compte doit être identique à celui mentionné sur le site internet officiel du fournisseur et sur son bon de commande. Lorsqu’une facture annonce le changement de coordonnées bancaires, le client doit contacter par téléphone le fournisseur en question pour le confirmer. Le numéro de téléphone mentionné dans la facture peut également être faussé. Dans ce cas, il vaut mieux utiliser un numéro fiable (celui indiqué sur le site web officiel du fournisseur par exemple). Si l’entreprise règle ses factures par e-banking, il est vigilant de bien enregistrer les numéros de compte de tous ses fournisseurs dans un logiciel de base de données. À chaque paiement, elle doit vérifier la fiabilité du numéro de compte indiqué dans la facture en consultant cette base de données. Les escrocs ont besoin de près d’une semaine pour falsifier une facture. Si le client remarque ce laps de temps entre l’expédition et la réception de la facture, il devra se méfier et appeler directement le fournisseur pour en être sûr. S’il trouve une facture suspecte, le mieux sera de prévenir le fournisseur voire saisir les autorités. Avec les factures reçues par email, il est aussi important de vérifier l’exactitude de l’adresse email. Si l’entreprise a déjà viré une somme au faux fournisseur, elle devra avertir sa banque pour bloquer le paiement ou demander à l’escroc de retourner le montant viré.Lisez aussi notre article sur les manières de faire face aux risques d’impayés, afin de vous imprégner davantage du monde professionnel des responsables financiers des entreprises.
