Quelles sont les règles relatives aux congés payés ?
Dispositions générales
Chaque année, il est d’ordre public que l’employeur accorde obligatoirement à son salarié le droit de congé. Ce dernier s’exerce dès l’embauche, et ce, pour tout type de contrat : CDD, CDI, temporaire, intérim, etc. Il s’applique, sans distinction de la catégorie, des horaires de travail, de la rémunération, ni de la qualification de l’employé. Avec la collaboration de la DAF, sa gestion incombe au dirigeant ou au service RH.En général, vous ne pouvez pas remplacer les congés payés de vos salariés par des indemnités compensatrices. Toutefois, quelques exceptions vous accordent cette possibilité, à condition de bien respecter les dispositions mises en place.
Le Code du travail accorde un droit de congé de 30 jours ouvrables par an. Ces cinq semaines sont fractionnées en 2,5 jours ouvrables par mois, sous réserve de travail effectif. En principe, votre salarié doit partir en congé pendant la période de référence. Si vous continuez à solliciter ses services pendant son absence, même en dehors des locaux, vous enfreignez la loi. Vous vous exposez ainsi à des risques d’amende ou de sanction.
Distinction entre jours ouvrables et jours ouvrés
Une différence annuelle de cinq jours sépare un droit de congé exprimé en jours ouvrables et celui calculé en jours ouvrés. Faire la distinction entre ces deux notions se révèle ainsi d’une haute importance.Les jours ouvrables correspondent aux jours de la semaine, sauf le jour de repos. Ce dernier concerne souvent le dimanche, mais vous pouvez remplacer par un autre jour selon la nature de vos activités. Cette notion englobe également les jours fériés légaux.
Les jours ouvrés renvoient aux jours de travail dits effectifs au sein de l’entreprise. Il s’agit généralement du lundi au vendredi, mais variable selon vos activités. Concrètement, une semaine comprend cinq jours ouvrés, sauf en cas de jour férié pendant cette période.
Votre salarié bénéficie d’un droit de congé de 2,5 jours ouvrables, soit 30 jours par année de travail. Si vous appliquez le calcul en jours ouvrés, vous lui accordez deux jours ouvrés, soit 25 jours par an. Notez que des dispositions conventionnelles ou des conventions collectives viennent parfois compléter ou spécifier ces droits.
Notion de période de référence
La période de référence vous sert de base dans l’organisation des départs en congé. En effet, parmi les règles figure le respect de cette disposition. En revanche, votre secteur d’activité et les éventuels accords d’entreprise vous permettent d’organiser les congés autrement. Votre principale obligation consiste à donner à votre salarié le droit d’exercer son congé.La période de référence renvoie à l’année complète, signifiant la période à partir de laquelle votre salarié acquiert son droit. Pour l’année 2022 – 2023, elle se situe entre le 1er juin N et le 31 mai N+1. Les droits de congé non exercés de N-1 sont perdus, sauf demande de report de congé. Votre salarié doit partir en congé avant l’expiration de l’année complète.
Certains secteurs définissent leur propre période de référence. Cette exception se justifie par la nature des activités et d’autres critères spécifiques. Pour le BTP, elle s’étend par exemple du 1er avril au 31 mars.
Ordre des départs et calcul des indemnités de congé
D’emblée, toute absence injustifiée est déduite du solde de congé auquel l’employé a droit. En revanche, vous ne pouvez pas soustraire les jours de maladie, de maternité, de préavis ni de chômage. Les absences autorisées et les périodes d’instruction militaire ne sont pas non plus déductibles.Concernant l’ordre des départs en congé, vous pouvez vous référer à des critères spécifiques. Parmi les plus courantes, vous avez la situation familiale, l’ancienneté et l’activité dans d’autres entreprises, entre autres. Vous êtes tenus de communiquer à vos salariés l’ordre et les dates de départ dans un délai d’un mois à l’avance au minimum. En tant qu’employeur, vous pouvez refuser une demande de congé si celle-ci coïncide à la saison haute ou à une période cruciale. Toutefois, vous devez justifier ce refus et proposer des alternatives.
Vous versez une indemnité de congé à votre salarié pendant son absence. Elle correspond soit à 1/10e de sa rémunération brute totale, soit à sa rémunération journalière. Le cas des indemnités compensatrices n’est applicable qu’en cas de rupture de contrat, de fin d’intérim ou de fin de CDD. Dans ces situations, vous versez à votre salarié une indemnité équivalente à celle des congés payés. Des outils de comptabilité aident désormais les RH à assurer correctement la gestion des congés.
Dans tous les cas, vos obligations d’employeur vous soumettent au respect des droits de congé de votre salarié. Autrement, vous risquez jusqu’à 7 500 € d’amende par employé.
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