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Comptabilité : les spécificités d’une balance âgée
Dans le monde l’entreprise, les retards de paiement ou d’encaissement sont fréquents. Les clients demandent souvent des délais de quelques jours à quelques mois de plus pour régler leurs factures. Toutefois, vous comptez sur les paiements de vos clients pour payer vos fournisseurs à votre tour. C’est là tout l’intérêt d’établir une balance âgée en comptabilité. De quoi s’agit-il ? Quelle est son utilité ? Comment lire ce document comptable ?La balance âgée : de quoi s’agit-il ?
Une balance âgée est un outil comptable permettant de ventiler les créances ou les dettes par tranche d’ancienneté. Ce document facilite donc les relances de clients ou les règlements des fournisseurs selon l’échéance prévue.Ainsi, toutes les factures reçues ou émises doivent avoir une date limite. Le comptable doit préciser, sur les balances âgées, le montant de la créance ou de la dette pour chaque compte de tiers. La date limite à laquelle la créance ou la dette devrait être réglée doit aussi y figurer.
En effet, ce document comptable vous permet d’avoir une vision globale sur tous les retards de paiement ou d’encaissement dans votre entreprise. En comptabilité, on peut distinguer deux sortes de balance âgée :
• la balance âgée fournisseurs où sont enregistrées toutes les dettes échues que votre entreprise doit encore régler ;
• la balance âgée clients où figurent toutes les créances dont l’échéance est dépassée.
Pour s’assurer de son efficacité, ce document ne doit être réalisé qu’après avoir bien établi la saisie comptable. Il est également important de vérifier minutieusement tous les comptes de tiers. Le comptable doit mettre régulièrement à jour les balances âgées selon l’évolution de chaque compte (un client ayant déjà payé).
L’utilité d’une balance âgée en comptabilité
Il n’est pas obligatoire d’établir une balance âgée, mais cette opération est fortement recommandée. En effet, la balance âgée fournisseurs et la balance âgée clients sont deux documents complémentaires. Elles facilitent la gestion de la trésorerie et la comptabilité de votre entreprise. Elles vous permettent de suivre plus facilement et en temps réel les retards de paiement et d’encaissement.Grâce à une balance âgée clients, vous pouvez réduire significativement les délais de règlement en procédant régulièrement à des relances. Ainsi, votre trésorier peut gérer la trésorerie de l’entreprise avec plus de réactivité. Notons qu’une meilleure gestion de la trésorerie aura sans conteste des conséquences sur votre plan de financement.
Aujourd’hui, il est possible d’établir les balances âgées de manière informatisée. La tâche du comptable ou du trésorier sera ainsi simplifiée. Ces professionnels peuvent notamment se servir d’un tableur Excel ou d’un logiciel de comptabilité pour saisir directement les données collectées sur les factures.
La lecture d’une balance âgée
Les balances âgées clients ou fournisseurs sont présentées sous forme d’un tableau. Les créances ou dettes sont classées par compte de tiers et par tranche de retard de paiement ou d’encaissement. Elles sont aussi réparties selon le nombre de jours de dépassement de la date d’échéance.Le tableau d’une balance âgée en comptabilité se présente ainsi comme suit :
• dans les trois premières colonnes, on retrouve la date, la dénomination du tiers et son numéro de compte ;
• dans la quatrième colonne, figure le total des créances ou dettes de chaque client ou fournisseur ;
• dans les autres colonnes, on découvre le montant de chaque créance ou dette selon l’ancienneté de la facture correspondante.
En effet, plus les créances ou dettes sont anciennes, plus elles se trouvent à droite dans le tableau.
L’ancienneté des créances ou dettes
Votre comptable doit classer les différentes créances ou dettes en fonction de leur ancienneté (0 à 30 jours, entre 31 et 60 jours, entre 61 et 90 jours, entre 91 et 120 jours, et plus de 120 jours). En vous référant à la balance âgée clients, vous pouvez effectuer adéquatement les différentes étapes de relance (préventive, amiable et avant recouvrement).Lorsque l’ancienneté d’une créance dépasse les 120 jours, alors vous devez la considérer comme des litiges non résolus (un client insolvable par exemple). Ainsi, votre comptable doit passer cette créance au compte de « clients douteux » ou au compte de « pertes et profits ». Un tel cas impacte sans aucun doute la trésorerie de l’entreprise.
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