Bien gérer les archives comptables physiques
La durée de conservation maximale des dossiers comptables est de 10 ans selon la loi. Les entreprises et les cabinets comptables doivent s’y soumettre sous peine de sanctions financières. Cependant, le stockage de tous les documents physiques devient alors problématique au fil des années. Cette situation entraîne non seulement le manque de place, mais aussi la difficulté à retrouver une pièce indispensable le moment venu. Il s’avère aussi que le système de conservation existant en place est inadapté en cas de sinistre, notamment dans le cadre d’un incendie ou d’un dégât des eaux.
Analyser le système d’archivage en place
Pour mettre en place un nouveau système d’archives physiques en comptabilité, il est important d’étudier celui qui est déjà en place. Le but de cette opération consiste à connaître les failles existantes, mais aussi une liste exhaustive de tous les documents disponibles.
Inventaires des documents existants
Cette tâche tend vers une identification précise de toutes les archives :
-livre de compte
-compte de résultat
-bilan
-annexe
-rapport d’audit factures
-bons de commande ou de livraison.
Elle contribue à l’optimisation de leur classement et à la gestion des documents physiques. Il est préférable d’assigner une personne à cette mission.
Différents types d’archives
Lors du classement des différents documents à stocker, il faut déterminer leur type.
-Les archives courantes se réfèrent aux documents relatifs à l’exercice comptable en cours. Ils doivent donc être à portée de main en vue d’une consultation rapide.
-Les archives intermédiaires font référence aux dossiers consultés ponctuellement dans le but de vérifier des informations. Ces dernières sont indispensables lors d’un litige ou d’un audit financier. L’archiviste se doit de ranger ces documents dans une zone facilement accessible. Bien évidemment, certaines données sont sensibles et confidentielles. L’entreprise ou la structure doit envisager un système d’habilitation des personnes pouvant y accéder.
-Les archives définitives désignent des documents sans limitation de la durée de conservation. Ils présentent généralement un intérêt en matière de statistique, à l’instar du rapport d’audit.
Outils de gestion des archives physiques
Le gestionnaire des archives dispose de nombreux outils pour mener à bien son travail. La feuille de calcul Excel constitue son principal allié. Il doit y indiquer la typologie des documents ainsi que la date d’établissement et de mise en archivage. Ce tableau de suivi permet ensuite d’établir un plan de classement et un calendrier de conservation des archives. Il est également possible d’ajouter des colonnes indiquant les consultations, les modifications et les destructions.
Appliquer les bonnes techniques d’archivage
Adopter la bonne méthodologie d’archivage des dossiers physiques évite les pertes de temps.
Ranger et conditionner les archives
Il est important de choisir les bons contenants de conservation par rapport aux types d’archives. Il peut s’agir de classeurs ou de boîtes tout en privilégiant un classement par ordre chronologique ou alphanumériques. Cette étape optimise l’espace et l’accès aux documents. Le gestionnaire doit également tenir des éventuels incidents tels que les chutes, les poussières ou le dégât des eaux. Les variations de température sont aussi à considérer, car elles peuvent dégrader les archives physiques. Il faut également prendre toutes les mesures de précaution nécessaires contre le feu.
La cartographie de la zone de stockage est indispensable pour faciliter les recherches. L’affichage de ce document doit se faire dans un endroit bien visible avec des points de repère faciles à reconnaître.
Classer les archives dès leur création
Le bordereau de versement justifie la présence d’un exemplaire du document dans les archives. À la création d’une pièce comptable, il est important d’en informer le service chargé du stockage des dossiers physiques. Le gestionnaire est donc en mesure de préparer l’identification des documents. Il entre toutes les références nécessaires dans son tableau de suivi. Il prépare les classeurs et les boîtes de conditionnement ainsi que les étiquettes de classement. Il organise les espaces dans la zone de stockage pour trouver le bon emplacement des nouvelles archives. Il faut éviter de les laisser aux mauvais endroits ou avec des renseignements incomplets. Il serait difficile de les archiver correctement plus tard. Il devient donc impossible de les détruire ultérieurement.
Libérer de l’espace
Pour détruire des archives, le gestionnaire consulte son calendrier de conservation. Ce dernier indique les documents à éliminer au cours d’une année. Il est préférable de toujours marquer l’année suivante par rapport à la date limite de conservation des archives. De cette manière, la destruction des données se fait une ou deux fois par an. Il est possible de confier cette tâche à une entreprise spécialisée dans le recyclage de papier. Bien évidemment, elle signe une clause de confidentialité sur les contenus sensibles des documents à traiter.
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